Trucs et astuces Google Agenda

Google Agenda est indispensable pour ceux qui cherchent à organiser leur vie. Certaines personnes trouvent cela intimidant, bien sûr, mais d'autres trouvent cela apaisant. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour tirer le meilleur parti de Google Agenda, que vous soyez un débutant ou un mécène inconditionnel. Après tout, personne ne veut manquer un battement.

Astuce 1: Le plus gros tirage de Google Agenda est sa capacité à gérer plusieurs calendriers. Vous pouvez avoir un calendrier pour les rendez-vous professionnels et un autre pour votre vie personnelle. Pour démarrer un nouvel agenda autre que celui par défaut, cliquez sur la flèche en regard de "Mes agendas". Ensuite, choisissez Créer un nouveau calendrier et nommez-le. Le nouveau calendrier sera désormais visible dans votre liste principale.

Astuce 2: Ensuite, codez-les par couleur afin de pouvoir identifier visuellement où vous avez besoin et pour quoi. Si vous souhaitez modifier la couleur, passez la souris sur le nom du calendrier, cliquez sur la flèche déroulante et choisissez la couleur souhaitée.

Astuce 3: essayez de partager votre agenda avec quelqu'un pour ne pas avoir à vous demander où il se trouve ou s'il est disponible. Passez la souris sur le nom du calendrier, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez Partager ce calendrier. Entrez l'adresse e-mail du destinataire et choisissez le niveau d'accès que vous souhaitez lui accorder.

Astuce 4: Vous voulez un contrôle total sur la façon dont votre calendrier est affiché? Vous pouvez choisir d'afficher le jour, la semaine ou le mois. Ou, si vous voulez aller un peu personnalisé, cliquez et faites glisser les dates que vous souhaitez voir dans la zone du mois dans le coin supérieur gauche. Ceci est particulièrement utile pour afficher la dernière semaine d'un mois et  la première semaine du mois suivant. Il n'y a aucun moyen de chevaucher des mois comme ça avec leurs choix par défaut.

Astuce 5: Lorsque vous ajoutez un événement, vous pouvez cliquer à l'intérieur de la case du jour auquel vous souhaitez ajouter quelque chose, puis saisir les informations nécessaires sur l'événement (ex: «14h30 Dîner avec David»). Ensuite, choisissez le calendrier sur lequel vous souhaitez le voir, ou cliquez sur la flèche en regard de Créer dans le coin supérieur gauche et utilisez la langue réelle. «Dîner avec David à 19 heures demain chez Joe», par exemple. Utilisez le même langage que vous le feriez si vous le disiez à votre secrétaire et Google ajoutera l'événement. Cependant, vous ne pouvez pas choisir le calendrier auquel il est attribué, vous voudrez donc l'utiliser uniquement pour votre calendrier par défaut.

Astuce 6: activez le laboratoire! Google aime inclure des fonctionnalités Lab dans ses services qui sont masquées jusqu'à ce que vous les trouviez et les activiez. Ceux-ci peuvent être très utiles, il vaut donc la peine de les vérifier. Cliquez sur l'icône d'engrenage, puis choisissez Labs. Parcourez la liste et voyez si quelque chose vous intéresse. Ensuite, choisissez Activer et cliquez sur Enregistrer. Ils apparaîtront sur le côté droit de votre calendrier.

Astuce 7: La planification peut être difficile, n'est-ce pas? Une fois que vous avez créé un événement, entrez dans les détails. Cliquez sur l'onglet "Rechercher une heure" et ajoutez les invités que vous souhaitez inclure. Ils devront s'assurer qu'ils partagent leur calendrier avec vous, puis vous verrez leurs rendez-vous juste à côté du vôtre et vous pourrez choisir l'heure qui convient à tout le monde.

Astuce 8: au moment d'un rendez-vous, tout le monde peut rejoindre la réunion à l'aide de Google Hangout s'il le souhaite. Chaque personne doit simplement cliquer sur le bouton Hangout à l'intérieur de l'événement.

Astuce 9: Si vous voyagez beaucoup, vous voudrez vous assurer que vous pouvez accéder à votre calendrier lorsque vous êtes déconnecté d'Internet, alors assurez-vous que le mode hors connexion est activé! Cliquez sur l'engrenage dans le coin supérieur droit et choisissez Hors ligne. Vous devrez installer l'application Chrome, qui ne fonctionne que dans Chrome. Cependant, une fois que vous avez apporté des modifications hors ligne, tout sera synchronisé lorsque vous vous reconnecterez!

Astuce 10: Avec Google, vous pouvez également intégrer votre agenda sur votre site Web afin que les gens puissent voir quand vous êtes disponible et quand vous ne l'êtes pas. Pour ce faire, accédez aux paramètres du calendrier, copiez le code d'intégration et collez-le dans votre site Web.

Astuce 11: utilisez les raccourcis clavier! Ils permettent de gagner un peu de temps et sont faciles à utiliser si vous les connaissez. Découvrez-les ici.