Comment ajouter un zoom à votre compte Outlook

L'application Web de Zoom facilite déjà la planification, le démarrage et la personnalisation de votre visioconférence pour parler avec votre équipe et faire avancer les choses. Mais si vous utilisez fréquemment Zoom pour le travail, il existe un moyen de le rendre encore plus pratique: combinez-le avec Outlook. Zoom permet une intégration utile avec Microsoft Outlook qui fonctionne très bien pour planifier des réunions en ligne et permettre à tout le monde d'y assister plus facilement. Voici ce qu'il faut faire et comment cela fonctionne.

Étape 1: Téléchargez l'application Zoom pour Outlook

Microsoft a sa propre application pour intégrer Zoom, ce qui facilite grandement ce processus. Accédez au Microsoft Store et téléchargez-le. Assurez-vous que vous téléchargez sur l'ordinateur que vous utilisez à des fins professionnelles et Outlook, et que Outlook est ouvert lors du démarrage du processus pour le rendre plus facile. C'est un téléchargement gratuit, alors sélectionnez Get It Now pour commencer.

Lors du téléchargement, l'application vous demandera de vous connecter avec votre adresse Outlook et de signer un accord sur l'utilisation du service. Lorsque cela est terminé, regardez dans votre fenêtre Outlook et vous devriez voir une fenêtre de notification indiquant « Ajouter un complément à partir de l'Office Store ». Sélectionnez Installer pour commencer le processus.

Étape 2: créer une nouvelle réunion Zoom

La possibilité d'utiliser Zoom dans Outlook est désormais disponible, mais vous devez savoir ce qu'il peut faire! Commencez par ouvrir votre calendrier Outlook en ligne et sélectionnez Nouveau en haut pour créer un nouvel événement de calendrier. Remplissez le formulaire comme vous le feriez pour toute réunion, en détaillant l'objectif de la réunion et en ajoutant des participants et des plages horaires jusqu'à ce qu'elle soit prête.

Une fois terminé, regardez la barre de menu supérieure et sélectionnez les trois points à droite. Sélectionnez-les et votre complément Zoom devrait apparaître, ainsi que tous les autres compléments que vous utilisez peut-être déjà sur Outlook. Sélectionnez Zoom , et dans le menu suivant, sélectionnez Ajouter une réunion Zoom .

Si vous ne vous êtes pas encore connecté à Zoom sur cet ordinateur, Zoom demandera maintenant des informations de connexion. Fournissez-le, et l'événement de calendrier que vous avez créé sera désormais une réunion Zoom, avec des liens de réunion appropriés et tout le reste en place. Facile!

Étape 3: Choisissez les paramètres de zoom dans Outlook

Normalement, une réunion Zoom créée via Outlook aura tous les paramètres normaux de votre profil Zoom en ligne. Cependant, vous pouvez également modifier cela facilement via Outlook pour personnaliser une réunion en fonction de ses besoins individuels.

Pour ce faire, sélectionnez la réunion dans votre calendrier Web Outlook. Sélectionnez ensuite votre complément Zoom comme auparavant, mais cette fois, sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant de Zoom. Cela ouvrira une nouvelle section pour choisir les paramètres de zoom pour cette réunion. Les options comprennent:

  • Changer les destinataires de la réunion
  • Créer un numéro d'identification de réunion pour le suivi
  • Choisir si les participants auront une vidéo
  • Choisir vos options audio
  • Activation de la jointure avant les options d'hôte
  • Mettre les participants en sourdine à leur arrivée
  • Enregistrement automatique de la réunion

Lorsque vous avez terminé d'adapter la réunion à vos besoins, sélectionnez Mettre à jour pour enregistrer toutes vos modifications.

Alternative pour l'application de bureau Outlook 2013/2016

Zoom pour Outlook fonctionne de manière très similaire si vous utilisez plutôt l'application de bureau, mais le télécharger est un peu différent. Ici, vous voudrez ouvrir l'application, sélectionnez Fichier, puis sélectionnez Gérer les compléments.

Cela devrait ouvrir un site Web pour contrôler vos paramètres Outlook. Recherchez les signes plus et moins ici, sélectionnez le signe plus, puis sélectionnez Ajouter dans l'Office Store . Cela ouvrira une fenêtre de recherche dans laquelle vous devrez rechercher « Zoom pour Outlook ». Lorsque la bonne application apparaît, téléchargez et continuez comme avant. Vous pouvez trouver l' option Programmer une réunion dans l'onglet Accueil de votre application Outlook. Ensuite, dans l' onglet Réunion , vous verrez une icône de caméra vidéo avec une option pour Ajouter une réunion Zoom que vous pouvez sélectionner lorsque vous êtes prêt.

Remarque: si vous êtes un administrateur activant les fonctionnalités de zoom pour une équipe d'utilisateurs Outlook, votre processus d'inscription de tout le monde est très similaire à l'activation de Zoom pour l'application Outlook. Lorsque vous êtes connecté en tant qu'administrateur, regardez le menu de votre centre d'administration et vous devriez voir une option pour les compléments sous Paramètres . Ensuite, choisissez simplement Déployer le complément , sélectionnez Je souhaite ajouter un complément à partir de l'Office Store , puis poursuivez la recherche de l'application comme auparavant.