Comment utiliser Google Docs - Trucs, astuces et conseils d'experts

Google Docs est un produit Google basé sur le cloud avec toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer, modifier et partager des documents. Contrairement aux applications de création de documents bien connues de Microsoft, Google propose une suite d'applications conçues pour les utilisateurs qui travaillent en ligne. L'intégration avec les capacités de stockage dans le cloud de Google Drive vous permet d'accéder et de travailler sur vos documents de n'importe où.

Le passage à Google Docs peut être une tâche ardue car il y a beaucoup de nouvelles fonctionnalités à découvrir, et l'interface d'édition de document peut sembler peu familière.

Vous pouvez démarrer avec Google Docs en suivant quelques étapes simples, et en savoir plus sur les différentes fonctionnalités de cet outil vous aidera à devenir un expert Google Docs en un rien de temps.

Étape 1: configurer votre compte Google

L'utilisation de Google Docs vous oblige à vous inscrire à un compte Google. C'est gratuit, cependant, et votre compte vous donne également accès à Gmail, Google Maps et YouTube, ainsi qu'à l'ensemble de la suite Drive.

Pour créer un compte Google, accédez à la page d'inscription. Entrez vos informations - y compris votre nom, votre adresse e-mail et votre date de naissance - et cliquez sur Étape suivante.  Lisez la politique de confidentialité et les conditions d'utilisation et cliquez sur J'accepte . Toutes nos félicitations! Vous avez maintenant un compte Google. Si vous avez déjà un compte, connectez-vous comme vous le feriez normalement.

Créer une capture d'écran de la page Web d'un compte Google capture d'écran

Étape 2: Lancement de Google Docs

Il existe plusieurs façons d'accéder à Google Docs, en fonction de votre appareil. Vous pouvez télécharger l'application depuis l'App Store ou Google Play, ou cliquer sur l'icône Applications dans le coin supérieur droit de la page d'accueil Google (représentée par neuf carrés). Vous devez ensuite cliquer sur le bouton Docs - vous devrez peut-être cliquer sur Plus  dans le menu contextuel pour l'afficher.

Vous pouvez également accéder à Google Drive et sélectionner Google Docs  dans le  menu Mon Drive  en haut, ou sélectionner Google Docs après avoir cliqué sur Nouveau sur le côté gauche de la page. La dernière option consiste à accéder directement à Google Docs. Une fois que vous avez lancé l'application Web, vous serez prêt à créer un document.

Étape 3: création d'un document

Pour créer un nouveau document, cliquez sur la page vierge avec le signe d'ajout multicolore à l'intérieur, qui se trouve dans le coin supérieur gauche de la page principale de Google Docs. Si vous ne trouvez pas ce menu, faites défiler vers le haut ou cliquez sur l'icône du signe plus multicolore dans le coin inférieur droit de votre écran.

Capture d'écran de Google Docs capture d'écran

Si vous créez un document à partir de Drive, sélectionner Google Docs  après avoir cliqué sur Nouveau créera automatiquement un document vierge. Si vous cliquez sur la petite flèche orientée vers la droite à côté de Google Docs , vous pouvez même choisir de créer un nouveau document basé sur un modèle fourni. Il existe une variété de choix, y compris des curriculum vitae, des lettres commerciales et une sélection de modèles tiers. Vous pouvez même télécharger un fichier .doc ou .docx existant sur votre Drive en cliquant sur  Nouveau , puis sur  Téléchargement de fichier .

Étape 4: commencez à travailler

Une fois que vous avez créé un document, vous pouvez vous mettre au travail. Cliquez sur  Document sans titre dans le coin supérieur gauche pour ajouter un titre à votre document. Vous pouvez également ajuster le type de police, la taille du texte et bien plus encore via la barre d'outils en haut de la page. Si vous ne pouvez pas voir votre titre ou la barre de menus en haut de la page, ces options peuvent être masquées. Si tel est le cas, cliquez sur la flèche orientée vers le bas dans le coin supérieur droit pour les afficher.

Puisque vous travaillez dans votre navigateur, toutes les modifications apportées à votre document seront enregistrées automatiquement. Si vous regardez à droite de l' option Aide en haut de l'écran, vous devriez voir Enregistrer… ou Toutes les modifications enregistrées dans Drive . Attendez que le deuxième message apparaisse avant de quitter, juste pour vous assurer que tout votre travail a été enregistré. Pour afficher l'historique des versions du document à portée de main, cliquez sur Enregistrer… ou sur Toutes les modifications enregistrées dans Drive , ce qui vous permettra de consulter les modifications.

Comment partager vos trucs

Pour partager vos documents avec d'autres personnes, cliquez sur le bouton bleu  Partager  dans le coin supérieur droit du document que vous souhaitez partager. Le bouton sera coincé entre votre photo - en supposant que vous en ayez ajouté une à votre compte Google - et l'icône des commentaires. Ensuite, invitez d'autres utilisateurs en saisissant l'adresse e-mail appropriée dans la fenêtre résultante.

Les personnes avec lesquelles vous partagez des contenus peuvent modifier, afficher ou commenter un document en fonction des autorisations que vous leur accordez. Cela peut être modifié en touchant le menu directement à droite du champ d'adresse vide. Si vous souhaitez partager le document avec des personnes utilisant autre chose que le courrier électronique, cliquez sur Obtenir le lien partageable en haut de la fenêtre Partager. Un lien apparaîtra alors directement en dessous (il sera également copié dans votre presse-papiers).

Si vous cliquez sur le  bouton Avancé dans le coin inférieur droit de cette fenêtre, vous pouvez également partager le fichier via Gmail, Google+, Facebook ou Twitter, mais cela vous obligera à rendre votre document public. Google Docs définit les paramètres de confidentialité sur Privé par défaut, mais vous pouvez toujours cliquer sur le bouton bleu  Modifier  au milieu de la fenêtre Avancé (sous Qui peut accéder ) pour ajuster vos paramètres de confidentialité.

Utilisez les fonctions de commentaire et de chat

Avec Google Docs, vous pouvez regarder en temps réel pendant que d'autres personnes apportent des modifications à un document. En cliquant sur le bouton Commentaires dans le coin supérieur droit de votre écran, vous ou toute autre personne figurant dans le document pouvez démarrer une discussion sur votre projet. Vous pouvez également voir quels utilisateurs consultent actuellement le document à l'aide de la série de cercles situés à gauche du bouton Commentaire . Si personne d'autre que vous ne regarde une page donnée, rien n'apparaîtra ici.

Vous pouvez également configurer chaque document pour recevoir des notifications lorsque des personnes y apportent des modifications, mentionnent votre nom ou interagissent avec l'un de vos commentaires. Les notifications peuvent être un outil utile pour collaborer avec de grands groupes de personnes. C'est idéal lorsque vous travaillez avec un groupe qui n'est pas dans le même espace physique. Si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas que les utilisateurs aient la possibilité d'ajouter des commentaires à un document donné, vous pouvez également modifier le mode d'édition (plus d'informations à ce sujet dans la section suivante).

Apprenez à connaître les différents modes d'édition

Directement sous le bouton Partager se trouvent des options pour afficher, suggérer des modifications et modifier des documents. Alors que l' édition option vous permet d' effectuer des modifications, Suggérant vous permet de recommander des changements. L'affichage vous permet de visualiser ou d'imprimer votre fichier. L' option Suggérer est similaire à la fonction Suivi des modifications dans Word. Il indiquera toutes les modifications apportées au document en vert. Ensuite, les autres utilisateurs peuvent approuver ou refuser ces modifications avant qu'elles ne fassent partie du projet final. Même si vous n'utilisez pas le mode Suggestion , vous pouvez toujours afficher l'historique des révisions d'un document en allant dans Fichier> Historique des versions> Voir l'historique des versions .

Capture d'écran de l'historique des révisions Google Docs capture d'écran

Essayez un autre type de document

Google Drive a plus à offrir que les documents texte. Slides, par exemple, est la version Google de Microsoft PowerPoint, et vous pouvez collaborer sur des présentations de la même manière que vous le pouvez avec Docs. Les diapositives peuvent également servir de présentations autonomes - et vous pouvez verrouiller les modifications afin que les spectateurs puissent uniquement regarder, pas modifier. Un autre outil, Sheets, est le point de vue de la société sur Microsoft Excel. Comme Excel, Sheets permet aux utilisateurs de créer des formules, de manipuler des données et de partager des mises à jour en temps réel.

Bien qu'il ne soit pas toujours aussi complet qu'Office 365 en termes de fonctionnalités, G Suite est un moyen utile et pratique de créer du contenu en ligne. Peut-être que le plus grand avantage de Google Docs et de l'ensemble de G Suite est qu'il est gratuit. Nous aimons également que tout votre contenu puisse vivre en ligne (ou localement, si vous le souhaitez). Tout ce que vous avez à faire est de créer un compte Google pour profiter de tous les avantages.