Comment rappeler un e-mail dans Outlook

Peut-être avez-vous impulsivement envoyé un e-mail méchant à quelqu'un. Ou peut-être avez-vous envoyé un e-mail professionnel et avez simplement oublié de joindre un document dont vos collègues ont besoin. Si vous voulez un moyen de le reprendre, vous avez de la chance - si vous utilisez Outlook, c'est. C'est parce que le client de messagerie a une solution intégrée pour des situations comme celle-ci: l'option de rappeler les e-mails.

Un rappel d'e-mail peut empêcher un destinataire de voir un e-mail incomplet, en colère ou autrement incorrect que vous avez envoyé. Suivez les instructions ci-dessous si vous souhaitez rappeler un e-mail dans Outlook. Si vous souhaitez également savoir comment retarder vos e-mails dans Outlook (pour éviter d'envoyer accidentellement de tels e-mails à l'avenir), faites défiler les instructions de rappel pour afficher un guide sur la façon de procéder.

Remarque: ces instructions ne fonctionnent pas avec la version Web d'Outlook - elles ne s'appliquent qu'au client de bureau. En outre, ils ne fonctionnent que si vous et le destinataire utilisez un compte Microsoft Exchange au sein de la même organisation ou si vous avez tous les deux Microsoft 365.

Comment rappeler les e-mails Outlook

Étape 1: Ouvrez votre dossier Éléments envoyés et recherchez l'e-mail que vous souhaitez rappeler - il doit figurer en haut de la liste. Vous devez double-cliquer sur cet e-mail pour l'ouvrir complètement avant de passer à l'étape suivante.

Étape 2: Cliquez sur l' onglet Message dans la barre d'outils pour le rendre actif. Ensuite, accédez à la section Déplacer et cliquez sur le bouton Autres actions de déplacement désigné par une lettre et une enveloppe, comme indiqué ci-dessous.

Étape 3: Cliquez sur l' option Rappeler ce message dans la liste déroulante.

Outlook rappelle ce message

Étape 4: Une fenêtre contextuelle apparaît sur votre écran. Ici, vous avez deux options: Supprimer les copies non lues de ce message  ou Supprimer les copies non lues et Remplacer par un nouveau message . Vous verrez également une option pour qu'Outlook vous avertisse si le processus réussit ou échoue.

Sélectionnez vos options et cliquez sur le bouton OK pour continuer.

Outlook rappelle ce message contextuel

Si vous avez supprimé le message, félicitations! Si vous souhaitez le remplacer, passez à l'étape 5.

Étape 5: Si vous choisissez de créer un remplacement, Outlook ouvre un deuxième écran afin que vous puissiez réviser le message. Lorsque vous rédigez votre nouvel e-mail, Outlook rappelle votre ancien message et affiche une notification (si vous avez sélectionné cette option). Cliquez simplement sur le bouton Envoyer lorsque vous avez terminé avec le message révisé.

Remarque: si vous envoyez un message de rappel, votre ancien e-mail ne disparaît pas exactement. Afin de faire disparaître le message d'origine, le destinataire devra peut-être d'abord ouvrir le message de rappel. C'est pourquoi vous devez taper «URGENT» ou quelque chose de similaire dans le titre du message de rappel afin qu'il soit ouvert avant le premier e-mail offensant. Continuez pour une explication plus longue. Microsoft indique également que, dans certains cas, le destinataire peut être averti lorsque les messages rappelés sont supprimés de leur boîte de réception. Donc, gardez à l'esprit que même lors du rappel d'un e-mail, le destinataire peut toujours savoir qu'un message bâclé ou offensant lui a été envoyé même s'il ne peut pas le voir.

Pourquoi le rappel d'e-mails ne fonctionne pas toujours

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Le démarrage du processus de rappel ne signifie pas qu'il fonctionnera comme vous le souhaitez. Avec les vitesses Internet actuelles (sauf si vous vivez dans une zone morte), cet e-mail erroné attend probablement déjà dans la boîte de réception de quelqu'un, ce qui crée un certain nombre de problèmes. Voici les facteurs qui peuvent annuler votre rappel - ou du moins rendre le processus plus compliqué.

  • Messages ouverts: si un destinataire ouvre votre e-mail, vous ne pouvez pas le rappeler. Le destinataire peut toujours obtenir et lire le deuxième message de rappel, mais l'original reste dans sa boîte de réception Outlook. C'est l'une des raisons pour lesquelles vous devez agir rapidement.
  • Redirection vers d'autres dossiers: si votre premier message a activé un filtre et qu'Outlook l'a redirigé vers un dossier spécifique, votre rappel échouera. L'option de rappel affecte uniquement les e-mails qui restent dans la boîte de réception. Si le premier message attend ailleurs, il ne disparaîtra pas.
  • Dossiers publics: si quelqu'un lit votre premier e-mail caché dans un dossier public, le rappel échoue. Peu importe le destinataire ou le compte de connexion qui marque l'e-mail comme lu - il est encore trop tard.
  • Autres clients de messagerie: la fonction de rappel fonctionne avec Outlook. Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un qui utilise Gmail, par exemple, le rappel ne fonctionnera pas.
  • Applications mobiles: si vous utilisez les paramètres Exchange ActiveSync pour Outlook sur les appareils mobiles, l'option de rappel peut ne pas fonctionner. Cela se produit car le système jongle avec différentes versions d'Outlook lors de la synchronisation et ne peut pas terminer le processus, en particulier si votre appareil mobile est hors ligne.

Il y a beaucoup d'embûches à cette petite fonctionnalité très pratique, bien sûr. Si vos rappels ne fonctionnent tout simplement pas, voici deux idées pour améliorer le scénario:

Solution 1: rédigez des excuses. En plus de vous assurer de vérifier vos e-mails avant leur envoi, il s'agit de la solution la plus simple au problème. Si vous avez envoyé par erreur un e-mail à la / aux mauvaise personne (s) et que ce n'était pas trop grave, économisez votre temps et inscrivez une note d'excuses rapide. Cela fonctionne pour la plupart des gens et vous pouvez arrêter de vous inquiéter.

Solution 2: retardez vos e-mails. Si vous avez un cas d'email Butterfingers ou êtes toujours occupé à répondre et à transmettre des informations sensibles, vous pouvez envisager de retarder vos e-mails. Vous pouvez le faire pour tous les e-mails Outlook en suivant ces étapes:

Étape 1: Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.

Étape 2: Faites défiler vers le bas et sélectionnez Gérer les règles et les alertes .

Étape 3: La fenêtre contextuelle Règles et alertes apparaît sur votre écran. Cliquez sur l' option Nouvelle règle .

Étape 4: Dans une deuxième fenêtre contextuelle, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que j'envoie répertoriés sous Démarrer à partir d'une règle vide . Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Étape 5: Ignorez tout ce qui se trouve dans la liste des conditions et cliquez sur le bouton Suivant . Ensuite, cliquez sur le bouton Oui dans une petite fenêtre de confirmation.

Étape 6: Sélectionnez l' option Différer la livraison d'un nombre de minutes . Cliquez sur le lien Un nombre de , et une fenêtre contextuelle apparaît vous demandant une durée. Entrez le nombre - 120 minutes est le maximum - et cliquez sur le bouton OK . Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Étape 7: Sélectionnez les exceptions si nécessaire et cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Étape 8: Nommez votre règle et s'il existe une case à cocher Activer cette règle , cochez-la. Cliquez sur le bouton Terminer .

Outlook Créer une règle de message retardé

Si tout ce processus vous a gâché sur le client de messagerie Outlook, vous pouvez toujours utiliser une adresse jetable.